一、年初定预算年底总超支，采购成了糊涂账
很多中小企业老板都有个头疼的问题：年初明明定了采购预算，可一到年底一算账，总是超支。业务部门天天喊着急用，采购部门只能赶紧买，预算早就抛到脑后了。
其实，这不能全怪采购员。问题出在没有一个硬性的管控抓手。靠表格传来传去，或者靠人工去核对，根本管不住。业务部门觉得预算是财务的事，采购部门觉得只要东西买回来就行，结果就是计划赶不上变化，变化赶不上老板的一句话。
二、年度预算分解，把总盘子切成看得见的额度
要解决这个问题，第一步得把年度预算分解下去。在电子招采平台的采购计划管理模块里，年度预算不是个干巴巴的总数。系统支持把总预算按照部门、按照物资品类进行详细拆解。
这样一来，每个部门年初能拿到多少额度，能买哪些类别的东西，在系统里一目了然。这种分解不是财务部门自己拍脑袋，而是结合历史数据和业务规划在系统里设定好。额度一分，各部门心里就有数了，知道今年的钱该怎么花，不能再像以前那样大手大脚。
三、月度计划提报，把随意买变成计划买
预算分下去了，怎么保证大家按计划花钱？这就需要月度计划提报功能。每个月底，各部门需要在系统里提交下个月的采购计划。系统会自动核对提报的计划是否超出了该部门当月的可用预算。如果超了，计划根本提交不上去。
这就逼着业务部门提前规划，把零散的、临时的需求集中起来。采购部门也能根据汇总的月度计划，提前去寻源、谈价格。把几个部门同类的需求打包在一起采购，往往能拿到更好的折扣，实实在在为企业省钱。
四、临时追加计划，用系统规矩管住计划外
做生意哪能完全按计划来，总会遇到突发情况需要临时追加采购。这时候如果直接放行，预算管控就形同虚设；如果一刀切不让买，又会耽误业务。电子招采平台对临时追加计划有专门的强管控流程。
业务部门在系统里发起追加申请时，必须详细说明追加原因。系统会根据追加的金额和性质，自动触发相应的审批流。金额小的，部门主管批；金额大的，直接流转到老板或者财务总监那里。
更重要的是，系统会实时扣减年度总预算的剩余盘子。追加一次，总盘子就少一块。这就让管理层随时能看到预算的真实消耗情况，避免年底突然冒出一个巨大的资金窟窿。
五、管好采购计划，系统工具和管理规矩缺一不可
对于中小企业来说，上一套电子招采平台，不仅仅是买个软件，更是借机把采购管理的规矩立起来。系统提供了预算分解、月度提报和追加管控的功能，但能不能用好，关键看企业的管理决心。
建议企业在上线前，先内部梳理清楚预算管理的权责划分。系统上线后，坚决做到无计划不采购，超预算不付款。信息化负责人也要多跟进各部门的使用情况，把采购计划管理真正落到实处，企业的资金周转才会更健康。
